हमें कितनी बार एक्सटेंशन फ़ोन नंबर डायल करने की आवश्यकता का सामना करना पड़ता है? जब आप किसी फर्म या उद्यम के कार्यालय में फोन करते हैं, तो किसी अनजान लड़की की इलेक्ट्रॉनिक आवाज विनम्रता से हमें कर्मचारी का एक्सटेंशन नंबर डायल करने या सचिव के उत्तर की प्रतीक्षा करने के लिए कहेगी। इस तरह के ऑटोरेस्पोन्डर लंबे समय से संगठन के ग्राहक फोकस का संकेतक रहे हैं, और स्पष्ट रूप से प्रदर्शित करते हैं कि कंपनी अपनी प्रतिष्ठा की परवाह करती है।
यह आवश्यक है
पुश-बटन टेलीफोन
अनुदेश
चरण 1
हम जिस संगठन को कॉल कर रहे हैं उसका मुख्य नंबर डायल करते हैं। कॉल का उत्तर देने के बाद, हम इलेक्ट्रॉनिक आंसरिंग मशीन का अभिवादन सुनते हैं। आमतौर पर, आंसरिंग मशीन कॉल करने वाले के लिए डायल करने के लिए उपलब्ध एक्सटेंशन को सूचीबद्ध करती है।
चरण दो
कार्यालय स्वचालित टेलीफोन एक्सचेंज, जो एक विशिष्ट टेलीफोन सेट पर कॉल को पुनर्निर्देशित करना संभव बनाता है, एक टोन मोड में संचालित होता है। इसलिए, आंसरिंग मशीन ग्रीटिंग के अंत की प्रतीक्षा करने के बाद, हम अपने टेलीफोन को टोन डायलिंग मोड में स्थानांतरित कर देते हैं। ऐसा करने के लिए, या तो मुख्य नंबर कुंजियों के नीचे स्थित "एस्टरिस्क" * प्रतीक दबाएं, या डायलिंग मोड स्विच करने के लिए विशेष रूप से डिज़ाइन की गई "पल्स-टोन" कुंजी दबाएं। यदि आपका फोन शुरू में टोन डायलिंग मोड में काम करता है, तो आपको इसे फिर से स्विच करने की आवश्यकता नहीं है।
चरण 3
हम दो या तीन सेकंड प्रतीक्षा करते हैं, जिसे डिवाइस को दूसरे मोड पर स्विच करने की आवश्यकता होती है। इसके बाद, हम जिस सब्सक्राइबर को कॉल कर रहे हैं उसका एक्सटेंशन नंबर डायल करते हैं। टोन डायलिंग का उपयोग करते समय, हम हैंडसेट में विभिन्न आवृत्तियों के विशिष्ट लघु संकेत सुनेंगे। यह टोन डायलिंग का एक गुण है, जिसका अर्थ होगा कि फोन सफलतापूर्वक उपयुक्त मोड में स्विच हो गया है।
चरण 4
अक्सर, किसी भी कार्यालय में कॉल का जवाब एक सचिव द्वारा दिया जाता है, जो यदि आवश्यक हो, तो कॉल करने वालों को कार्यस्थल पर एक विशिष्ट कर्मचारी से जोड़ता है। साथ ही ऑफिस पीबीएक्स में स्विचिंग फेल होने के मामले भी सामने आते हैं, जिसके परिणामस्वरूप आप उस गलत व्यक्ति से भी मिल जाएंगे, जिसे आपने कॉल किया था। यदि किसी सचिव या अन्य कर्मचारी ने आपको उत्तर दिया है, तो कहें कि आप सही व्यक्ति से जुड़ने में असमर्थ थे और दूसरे व्यक्ति से आपके लिए एक एक्सटेंशन डायल करने के लिए कहें। इसे पूरी तरह से सामान्य वर्कफ़्लो के रूप में माना जाता है, और सबसे अधिक संभावना है कि आपकी मदद की जाएगी।
