सूचना स्थानांतरित करने की प्रतिकृति विधि आपको टेलीफोन लाइन या इंटरनेट का उपयोग करके तुरंत एक दस्तावेज़ भेजने की अनुमति देती है। उद्यमों के काम में कागज और ई-मेल के साथ-साथ फैक्स का उपयोग किया जाता है।
यह आवश्यक है
- - एक कंप्यूटर;
- - पाठ संपादक।
अनुदेश
चरण 1
फ़ैक्स संदेश बनाने के लिए टेक्स्ट एडिटर प्रारंभ करें। एक नया दस्तावेज़ खोलें, यदि आप Microsoft Word का उपयोग कर रहे हैं, तो "फ़ाइल" - "नया" - "टेम्पलेट से" कमांड चलाएँ। अपनी पसंद के उपलब्ध फैक्स कवर पेज टेम्प्लेट में से चुनें।
चरण दो
यदि आपके पास Word 2007 या बाद का संस्करण है, तो प्रोग्राम के ऊपरी बाएँ कोने में Office बटन पर क्लिक करें, फिर नया क्लिक करें और सूची से फ़ैक्स चुनें। डाउनलोड के लिए उपलब्ध फ़ैक्स कवर पेज टेम्प्लेट विंडो के दाईं ओर प्रदर्शित होते हैं। आपको जिस टेम्पलेट की आवश्यकता है उसे हाइलाइट करें, "डाउनलोड" बटन पर क्लिक करें। प्रपत्र तत्व पर एक क्लिक के साथ उपलब्ध फ़ील्ड भरें।
चरण 3
अपना फैक्स विवरण दर्ज करें। "टू" फ़ील्ड भरें, कंपनी का नाम दर्ज करें, साथ ही फैक्स का प्रत्यक्ष प्राप्तकर्ता (स्थान, उपनाम और मूल मामले में आद्याक्षर)। फिर अगले फ़ील्ड में प्राप्तकर्ता का फ़ैक्स नंबर दर्ज करें। वह दिनांक दर्ज करें जब आपका संदेश भेजा गया था। यदि आप किसी पत्र या फ़ैक्स के उत्तर के रूप में फ़ैक्स बनाना चाहते हैं, तो उत्तर फ़ील्ड में उस दस्तावेज़ की दिनांक और संख्या दर्ज करें जिसका आप उत्तर दे रहे हैं।
चरण 4
From फ़ील्ड भरें। इसमें अपने संगठन का नाम, अपनी स्थिति, अंतिम नाम और आद्याक्षर दर्ज करें। यदि फ़ैक्स व्यवसाय नहीं है, लेकिन व्यक्तिगत है, तो अंतिम नाम, पहला नाम और मध्य नाम पर्याप्त होगा। फिर अपना फोन और फैक्स नंबर दर्ज करें।
चरण 5
यदि आवश्यक हो, तो "सीसी" और "टिप्पणियां" फ़ील्ड भरें। आपके द्वारा भेजे जा रहे दस्तावेज़ के कुल पृष्ठों की संख्या शामिल करना सुनिश्चित करें ताकि आप रसीद पर जांच कर सकें कि सभी पत्रक प्राप्त हो गए हैं। दस्तावेज़ भेजने की तात्कालिकता निर्धारित करें।
चरण 6
फैक्स के निम्नलिखित पृष्ठों पर संदेश पाठ भरें। छपाई करते समय अक्षरों की पठनीयता सुनिश्चित करने के लिए बड़े फ़ॉन्ट का उपयोग करने की सलाह दी जाती है। कुछ फ़ैक्स मशीनों में खराब प्रिंट गुणवत्ता होती है।
चरण 7
कृपया ध्यान दें कि यह दस्तावेज़ संबंधित अधिकारी के हस्ताक्षर के बिना कानूनी रूप से बाध्यकारी नहीं होगा, इसलिए फ़ैक्स का उपयोग कंपनी के लिए विशेष रूप से महत्वपूर्ण जानकारी प्रसारित करने के लिए नहीं किया जा सकता है। फ़ैक्स मशीन या वेंटा फ़ैक्स जैसे विशेष एप्लिकेशन का उपयोग करके फ़ैक्स भेजें।
