यदि आप किसी पत्र को फैक्स करने जा रहे हैं, तो उसे लिखते समय कुछ नियमों का पालन करें ताकि इसे प्राप्तकर्ता द्वारा पढ़ा जाए और सीधे रद्दी की टोकरी में न भेजा जाए।
अनुदेश
चरण 1
टेक्स्ट एडिटर एमएस वर्ड में एक पत्र लिखें या एक टेम्पलेट का उपयोग करें जिसे एमएस प्रकाशक (कंपनी लोगो के साथ) में चुना जा सकता है। यदि आप टेबल भेजने जा रहे हैं, तो MS EXEL का भी उपयोग करना स्वीकार्य है। चित्रों में.jpgG एक्सटेंशन होना चाहिए।
चरण दो
फैक्स द्वारा भेजे गए एक मानक पत्र का आकार एक ए4 पृष्ठ है। फ़ॉन्ट - कम से कम 10 बिंदु आकार। इसलिए, अपने विचारों को पेड़ पर न फैलाएं ताकि आपको कई पन्नों पर पत्र न भेजना पड़े। और शून्य के करीब आने वाले फ़ॉन्ट आकार का उपयोग करके एक पृष्ठ पर आवश्यक सभी जानकारी फिट करने का प्रयास न करें।
चरण 3
स्पष्ट और संक्षिप्त रहें। यदि आपके प्राप्तकर्ता को किसी अतिरिक्त जानकारी, सूचना तालिकाओं, चित्रों की आवश्यकता है, तो वह आपको इस बारे में आपके पत्र में दिए गए फोन नंबरों या ई-मेल पते से सूचित करने में संकोच नहीं करेगा। केवल इस बारे में लिखें कि आपके अभिभाषक के लिए क्या रुचिकर हो सकता है। यदि आपको कोई अनुरोध भेजा गया है, तो कृपया केवल उसका उत्तर दें।
चरण 4
पाठ में जटिल ग्राफ़िक्स वाले बहुत छोटे चित्र या चित्र सम्मिलित न करें, ताकि आपके अभिभाषक पर आपकी, आपकी सेवाओं और आपकी कंपनी का शाब्दिक रूप से "धुंधला" प्रभाव न हो।
चरण 5
प्रत्येक प्राप्तकर्ता को नाम और मध्य नाम से संबोधित करें, भले ही आप फैक्स द्वारा पत्र भेज रहे हों। इस पत्र को पढ़ने के लिए अभिभाषक को धन्यवाद देना सुनिश्चित करें, और उसके बाद ही आपके पास अपने सामान या सेवाओं, या उसके प्रश्न के उत्तर के बारे में जानकारी की प्रस्तुति के लिए आगे बढ़ें।
चरण 6
यदि आप वाणिज्यिक मेलिंग में लगे हुए हैं, तो संभावित ग्राहक का ध्यान अपने सामान या सेवाओं के लिए कीमतों और छूट के साथ आकर्षित करने का प्रयास करें, उन्हें ग्राफिक रूप से हाइलाइट करें।
चरण 7
अपना पत्र समाप्त करते समय, आगे सहयोग के लिए अपनी आशा व्यक्त करना सुनिश्चित करें। अपने संगठन का पता, टेलीफोन / फैक्स नंबर और ई-मेल इंगित करें (भले ही वे आपके द्वारा पहले ही इंगित किए जा चुके हों)।
