कार्य की दक्षता बढ़ाने के लिए महत्वपूर्ण कारकों में से एक कंपनी के कार्यालय को आवश्यक कार्यालय उपकरण से लैस करना है। दस्तावेज़ प्रवाह को जल्दी से पूरा करने के लिए, पैनासोनिक डिवाइस के साथ काम करने वाले कर्मचारी को पता होना चाहिए कि फैक्स कैसे प्राप्त करें और दस्तावेज़ कैसे भेजें, और स्थिति के आधार पर, डिवाइस को वांछित मोड में सेट करने में सक्षम होना चाहिए।
यह आवश्यक है
- - फैक्स मशीन पैनासोनिक;
- - थर्मल पेपर (या मुद्रण के लिए कागज);
- - अतिरिक्त टेलीफोन सेट।
अनुदेश
चरण 1
यदि आप किसी उत्तर देने वाली मशीन का उपयोग करके फ़ोन कॉल का उत्तर देना चाहते हैं और फिर भी स्वचालित रूप से फ़ैक्स प्राप्त करना चाहते हैं, तो अपनी फ़ैक्स मशीन को उत्तर मशीन और/या फ़ैक्स मोड पर सेट करें। जब कोई कॉल बज रही हो, तो हैंडसेट न उठाएं: पैनासोनिक फ़ैक्स टोन को पहचान लेगा और इसे स्वचालित रूप से प्राप्त कर लेगा।
आंसरिंग मशीन पर रिकॉर्ड किए गए ग्रीटिंग में, कॉलर को चेतावनी दें कि वह उत्तर देने वाली मशीन को सुनने के बाद * और 9 बटन दबाकर अपना वॉयस मैसेज छोड़ सकता है, और फिर फैक्स / स्टार्ट बटन दबाकर फैक्स भेज सकता है।
चरण दो
यदि आपके पास कार्यालय में अवसर है, तो फैक्स मशीन को टेलीफोन से अलग लाइन पर कनेक्ट करें, फिर मशीन को "फैक्स" मोड पर सेट करके फैक्स रिसेप्शन किया जा सकता है। सभी कॉलों को मशीन द्वारा फैक्स के रूप में माना जाएगा। यदि आवश्यक हो, तो रिंगों की संख्या बदलें जिसके बाद पैनासोनिक इस मोड में फ़ैक्स रिसेप्शन का जवाब देगा।
चरण 3
यदि आपको व्यक्तिगत रूप से सभी टेलीफोन कॉलों का उत्तर देने की आवश्यकता है, तो आपको मैन्युअल रूप से फैक्स प्राप्त करना होगा। ऐसा करने के लिए, मेनू में "टेलीफोन" मोड का चयन करें।
जब आपको रिंगिंग टोन मिले, तो हैंडसेट को उठा लें। यदि लाइन के पीछे आपको फैक्स कॉल के लिए एक लंबी बीप सुनाई देती है या कुछ भी नहीं सुनाई देता है, तो शुरू करें। यदि आपने ग्राहक के साथ बातचीत की है, तो दस्तावेज़ प्राप्त करने के लिए आपसी सहमति के बाद, FAX / START बटन दबाएं। फैक्स प्राप्त करने के बाद, मशीन को हैंग करें। यदि आपको फ़ैक्स रिसेप्शन रद्द करने की आवश्यकता है, तो रोकें बटन दबाएं।
यदि डेस्कटॉप फ़ैक्स मशीन से दूर है, तो एक एक्सटेंशन टेलीफ़ोन को उस लाइन से कनेक्ट करें जिस पर पैनासोनिक चालू है और इसे टोन मोड पर सेट करें। फ़ैक्स मशीन को दूरस्थ रूप से वायर्ड करने के लिए सेट करें। कॉल प्राप्त करते समय, एक्सटेंशन टेलीफोन का हैंडसेट उठाएं और दस्तावेज़ प्राप्त करने के लिए * # 9 दबाएं। फ़ैक्स मशीन फ़ैक्स प्राप्त करेगी, फिर एक्सटेंशन फ़ोन को हैंग करें।
चरण 4
यदि आप व्यक्तिगत रूप से कॉल का उत्तर देना चाहते हैं लेकिन फिर भी स्वचालित रूप से फ़ैक्स प्राप्त करते हैं, तो पैनासोनिक को TEL / FAX मोड पर सेट करें। जब कोई इनकमिंग कॉल आती है, तो डिवाइस उसे डिस्प्ले पर रिफ्लेक्ट करेगा, लेकिन रिंग नहीं करेगा। कॉल की निर्दिष्ट संख्या के लिए मशीन स्टैंडबाय पर रहेगी। जब मशीन फ़ैक्स टोन को पहचान लेती है, तो वह बिना घंटी बजाए दस्तावेज़ प्राप्त करेगी।
यदि मशीन फ़ैक्स टोन का पता नहीं लगाती है, तो यह बज जाएगा। पैनासोनिक या फैक्स लाइन से जुड़े एक एक्सटेंशन टेलीफोन से कॉल का उत्तर दें। यदि आप लंबे समय तक कॉल का उत्तर नहीं देते हैं तो मशीन फ़ैक्स फ़ंक्शन को सक्रिय कर देती है। इसलिए, कॉल करने वाले से बात करने के लिए FAX / START दबाएं।
चरण 5
कुछ पैनासोनिक मॉडल फैक्स पोलिंग प्रदान करते हैं, जो प्रतिद्वंद्वी के पैसे बचाता है। इस मामले में, फ़ैक्स प्राप्त करने के लिए, मशीन के मेनू से "पोलिंग" का चयन करें, सुनिश्चित करें कि आपकी मशीन में कोई लोड किए गए दस्तावेज़ नहीं हैं, और उस ग्राहक के फ़ोन पर कॉल करें जिससे आप दस्तावेज़ प्राप्त करना चाहते हैं। सिग्नल पास होने के बाद, फैक्स को अपनी मशीन पर प्राप्त करें।
